Мы открываем серию статей по теме управленческого учета. Наш более чем 20-летний опыт работы в данной области показывает, что очень часто компании, независимо от рода деятельности и размера, далеко не самым эффективным образом используют существующее программное обеспечение и методы сбора и анализа информации, что, в свою очередь, приводит к некачественным управленческим решениям. Более того, не существует универсального средства, позволяющего всем компаниям добиться значительных успехов в данном направлении: каждая компания в своем роде уникальна и требует индивидуальной настройки управленческого учета, подгонки «под себя».
Для чего вообще нужен управленческий учет? В отличии от бухгалтерского, его ведение не обусловлено требованиями законодательства (а в ряде случаев и ведение бухучета не вменяется в обязанность компаниям, например, ведущим свою деятельность в формате ИП). Но управленческий учет является основным источником информации для собственников бизнеса, поэтому очень важным является его правильная настройка. Управленческий учет в большинстве случаев распространяется гораздо дальше границ бухгалтерского учета, и включает в себя все возможные нюансы деятельности компании. Так какой же подход к его ведению будет оптимальным?
Есть множество разнообразных методик, различающихся как по сложности, так и по эффективности и стоимости внедрения. Что выбрать?
Кажется, что наиболее рациональным было бы приобретение специализированного софта для ведения управленческого учета. Однако зачастую это вариант не срабатывает – за первоначальным оптимизмом следует спад, и ведение учета в программе забрасывается. Это происходит в силу следующих причин:
- Большинство специализированных программ для управленческого учета отличаются простотой интерфейса, они интуитивно понятны, а внесение в них информации не требует чрезмерных усилий. Тем не менее, всегда наступает такой момент, когда специфика деятельности компании в каком то конкретном аспекте начинает не укладываться в рамки приобретенного ПО, а настройка «под себя» либо вообще невозможна, либо требует значительных финансовых затрат, естественно, без гарантии того, что эта доработка будет единственной
- Новое ПО добавляет труда сотрудникам и воспринимается ими как дополнительная бесполезная нагрузка. Какой бы простой программа ни была, требуется время на привыкание к интерфейсу, на ввод данных, интеграцию с существующими программами и банк-клиентами, которая не всегда проходит гладко. Новый софт воспринимается исключительно как игрушка руководства, да так ей и остается, а при угасании первоначального энтузиазма забрасывается совсем
- Многие компании очень трепетно относятся к способу хранения данных, и для них не является приемлемым тот факт, что ведение специализированных программ по управленческому учету предусматривает выгрузку конфиденциальной информации в облако.
Да, в нашей практике мы встречали немало случаев, когда управленческий учет достаточно успешно был реализован в специализированных программах. В крупных компаниях это были дорогостоящие ERP-системы, а в компаниях поменьше – доработанные версии программных продуктов 1С, и как следствие – отдельный штат сотрудников по ведению и обслуживанию данного софта с соответствующими издержками. Мы не встречали ни одного «коробочного» варианта ПО для управленческого учета, идеально подходящего любой компании, за небольшие деньги, и не требующего доработки. А то, что работает хорошо – стоит настолько дорого, что вопрос у многих отпадает сам собой.
Есть ли другой путь? Да, и его нам предоставляют средства Microsoft Excel, значительно усовершенствованные в последние несколько лет. Совершенно необязательно внедрять новый сторонний софт, когда у вас под рукой уже есть инструмент, позволяющий настроить управленческий учет в вашей компании с учетом всех нюансов. А вот когда (и если) бизнес достигнет масштабов, действительно требующих специального софта – тогда и можно будет вернуться к этому вопросу.
Что же можно реализовать в Excel за средства, потраченные один раз на покупку лицензии Microsoft, и время, которое займет настройка системы (затраты здесь зависят от того, кто будет этим заниматься, – возможно, удастся их свести к минимуму):
- Базовый комплект управленческой отчетности: ОДДС, ОПиУ, Баланс
- Любые другие необходимые отчеты и аналитические срезы
- Внедрение правил построения управленческой отчетности, специфичных исключительно для данной компании
- Сохранение текущих информационных потоков без необходимости их реорганизации – Excel будет использовать подключение к существующим файлам и базам данных
- Настройку интерактивных отчетов и визуализаций – дашбордов.
Словом, можно сделать все то, что предлагают специализированные программы, но имея при этом несравнимо большую гибкость в реализации при сохранении конфиденциальности и минимизации отвлечения сотрудников от повседневных задач. В том случае, когда бизнес небольшой, этот вариант может стать оптимальным, как по цене и трудозатратам, так и по отдаче.
В последующих материалах мы расскажем подробнее о методах, используемых для построения управленческой отчетности, а также о базовых принципах настройки управленческой отчетности в Excel.
