Исходные данные: компания, занимающаяся оптовой торговлей, частичный учет ведется в 1С Управление торговлей. Системы управленческого учета нет, разрозненные отчеты предоставляются собственнику руководителями отделов. Нет понимания, сколько на самом деле зарабатывает компания.
Задача: построить единую систему учета с выводом отчета о ДДС, ПиУ и управленческого баланса, а также создание дашборда с выводом на мобильное устройство, в котором будут отображены ключевые для собственника метрики. Восстановление управленческого учета за предыдущий год.
Ограничения: нежелание собственника вкладывать ресурсы в доработку 1С УТ и наем дополнительных сотрудников для ее поддержания и развития.
Решение.
По согласованию с собственником решили всю отчетность настроить в MS Excel, а дашборд делать в Power BI. Сделали выгрузку необходимых данных из 1С УТ в Excel, проставили недостающую аналитику. Создали мастер-файл со структурой отчетных форм, прописали в нем правила сбора и обработки данных. Эти правила предварительно согласовали с финансовым директором компании.
В Power BI настроили отображение следующих метрик: текущие остатки денежных средств в разрезе всех счетов, поступление денег и заказы за последний день и месяц, выручка за последний месяц, новые клиенты за последний месяц, дебиторская задолженность с детализацией по срокам.
Итог.
Собственник и финансовый директор получили возможность формирования управленческой отчетности в короткие сроки с минимумом трудозатрат. Ключевые метрики доступны в формате дашборда как на компьютере, так и на мобильном устройстве. Наличие основных управленческих отчетов – ДДС, ПиУ и Баланса – дает общую картину деятельности и понимание, сколько компания зарабатывает и на что тратит денежные средства. Восстановление учета за прошлый год дало возможность увидеть показатели деятельности в динамике и оценить фактор сезонности продаж. Необходимости в найме сотрудников в связи с внедрением новой системы отчетности не возникло.
