Основной причиной, по которой многие компании существуют без правильно налаженной системы управленческого учета, является убежденность руководства в том, что делать это дорого, а внедрять – долго. Конечно, существуют примеры громоздкого и дорогого ПО типа SAP, но хорошего результата можно добиться и с помощью инструментов, которые уже есть под рукой. Речь идет об Excel.
За последние годы в нем появились средства, позволяющие автоматизировать сбор и обработку данных. Поэтому стало возможным создать свою собственную систему, учитывающую все нюансы компании.
Основными этапами в этой работе будут:
- Создание справочников (доходы и расходы, проекты, подразделения, компании группы и т.д.) – то есть той аналитики, в разрезе которой вы хотите видеть свои данные
- Создание единой базы движения денежных средств (ДДС). Источниками информации здесь будут выписки из банк-клиентов, а может быть и выгрузки из 1С или другие файлы
- Создание единой базы данных начисленных расходов. Здесь также возможны различные варианты источников – как уже сформированная база ДДС, так и выгрузки из 1С и прочие расчетные файлы.
- Присвоение каждой операции соответствующей аналитики (если это не было сделано в 1С или в другой учетной системе)
- Формирование правил обработки данных. Данный этап является уникальным для каждой компании, это фактически ядро всей системы. Здесь закладываются, например, правила распределения затрат по проектам, отнесения расходов на клиентов для расчета их прибыльности и т.д.
- Настройка необходимых управленческих отчетов – основными будут отчет о ДДС, о Прибылях и убытках (ПиУ), Управленческий баланс. Плюс другие аналитические отчеты, представляющие деятельность компании в том или ином ракурсе.
- Создание автоматически обновляемых визуализаций и интерактивных отчетов (дашбордов), позволяющих руководству видеть всю картину как на ладони (причем в буквальном смысле – на экране мобильного устройства).
Конечно, срок реализации и внедрения такой системы зависит от количества операций, сложности оргструктуры, множественности правил и подробности аналитики. В нашей практике также были случаи, когда информационные потоки были слишком запутаны и неэффективны: в таких случаях приходилось их корректировать. А разброс по срокам составил от 1 недели до 2 месяцев.
Можно ли построить такую систему своими силами? Конечно можно, но для этого в штате должны быть сотрудники, обладающие соответствующими навыками. А можно доверить разработку такой системы профессионалам, а дальше поддерживать ее своими силами. Или же полностью отдать на аутсорсинг, по аналогии с бухгалтерской функцией.
В любом случае – выбор за вами. Запишитесь к нам на бесплатную консультацию – и мы вместе найдем оптимальное решение для вашей компании.
