Мы работаем в Excel уже более 20 лет. За это время данная программа значительно изменилась. Усовершенствовались формулы и появились целые блоки, позволяющие значительно увеличить эффективность работы пользователя. Но мы видим, что очень многие не знают обо всех новшествах, и продолжают работать по старинке, попросту ограничивая свои возможности. Мы решили выделить несколько стадий, через которые проходит каждый пользователь Excel, хотя большинство застревает на какой-то из них.
- Использование Excel в качестве тетрадки в клеточку. Начальный и примитивный уровень, когда пользователь рисует таблицы и вносит туда данные вручную. Самым продвинутым элементом на данном этапе является автоматическое суммирование итогов. Управленческая отчетность выглядит как набор несвязанных между собой таблиц. Понять, откуда взяты данные в ячейках – невозможно.
- Подавляющее большинство пользователей, к счастью, идет дальше и переходит на следующий уровень. Здесь они уже активно используют ссылки, более сложные формулы, фильтры, условное форматирование. Зачастую данные так и продолжают заносить вручную, но появляются связи между таблицами. Наиболее продвинутые на данном этапе начинают формировать базу данных первичных документов, откуда тянут данные с помощью формул типа ВПР. От этого файлы становятся большими, скорость их обработки снижается, а формулы иногда перестают работать. Хотя ссылки на источники данных есть, но проследить их трудно.
- Следующий этап – дальнейшее совершенствование навыков работы, использование более сложных формул массивов данных. Начало работы со сводными таблицами, позволяющими автоматически собирать информацию, а затем проводить первичный анализ. Использование сводных таблиц серьезно повышает эффективность работы, становится возможным посмотреть, как сформировались итоговые значения.
- Далее шло освоение макросов для автоматизации работы. Не все решались погрузиться в их изучение, т.к., по сути, пользователь вступал на путь программирования. Но в 2013 году у пользователей появился такой инструмент, как Power Query, сначала в виде надстройки, а начиная с Excel 2016 – уже встроенная в программу. И этот инструмент во многом заменил макросы, а его использование не требует навыков программирования. В Power Query стало возможным создавать обновляемые подключения к разнообразным источникам данных (файлам, папкам, интернету, базам данных) с помощью запросов, преобразовывать и объединять данные. А на основе запросов формировать сводные таблицы. Или просто загружать их на отдельный лист.
- Логическим продолжением работы с Power Query становится Power Pivot – тоже сначала в виде надстройки, а как встроенный блок – начиная с Excel 2019. Здесь с помощью языка DAX можно писать сложные формулы, создавать модели данных, на их основе делать сводные отчеты и анализировать таким образом информацию. Особенностью Power Pivot является отличная производительность и способность работать с большими массивами данных – там нет ограничений по количеству строк, как на стандартном листе Excel, и обработка, например, 15 млн строк за короткое время не представляет проблемы.
- И как вишенка на торте – отдельная бесплатная программа от Microsoft – Power BI, объединяющая в себе функционал Power Query, Power Pivot, широчайших возможностей по визуализации данных (созданию дашбордов) и облачного сервиса.
А вы – на какой стадии? Поделитесь в комментариях.
